Opiniones de un blogger

Cómo montar un local de reuniones multifuncional

Es muy habitual que empresas, independientemente de su tamaño, muestren su interés en contar con un espacio en las oficinas donde poder hacer presentaciones. Ello exige una serie de elementos, sencillos, pero no siempre disponibles.

Espacio apropiado. El tamaño varía en función de los usos que se va a dar pero si ya hay un interés inicial por contar con un local de reuniones multifuncional, seguro que es para usarlo para reuniones de equipo, presentaciones a Junta de accionistas, proveedores, formación e incluso celebraciones internas. Para según qué momentos será imprescindible una sala muy oscura para poder proyectar vídeos, por lo que se necesitarán persianas en las ventanas, cerramientos adhoc o estores muy oscuros que impidan el paso de la luz.

Material audiovisual. El material bueno tiene un coste elevado y se usa pocas veces. ¿Has pensado en la opción del alquiler? Quizás una tele esté más o menos amortizada pero hay otros elementos de grabación, sonido e imagen que no tiene sentido adquirirlos en propiedad si son para un evento puntual. Te recomendamos contar con expertos, si estás en España puedes consultar con alguna compañía de equipos audiovisuales de Barcelona, donde existe mucha especialización.

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Imagen: pixabay

 

Ordenador potente. Si vas a emitir vídeos o presentaciones de mucho peso, asegúrate que el ordenador que vas a usar es el mejor para ello. Puede parecer una tontería, pero estar ante varias personas y que el ordenador se quede colgado o ‘pensando’ mientras se emite un vídeo o en el paso de una diapositiva a otra no da buena imagen y no ayudará a tu tranquilidad ni a la imagen que proyectas.

Conexión a internet. Lo que parece una comodidad porque lo llevamos en el móvil da muchos quebraderos de cabeza en los entornos profesionales. Si estás organizando una call conference o usáis en la empresa a menudo la videoconferencia como método de comunicación es recomendable tener una wifi para invitados (y que sea la que usan los empleados para sus smartphones) y tener una línea única para la sala de reuniones multifuncional. Así evitarás posibles sustos en el último minuto, difíciles de resolver, por cierto.

Audio. ¿Cuántas veces has acudido a una reunión importante, comienza la presentación y de repente se oye todo con mucho eco? ¿O con sonido de ultratumba? ¿Nadie había pensado en ello antes de la reunión? Quizás sí, pero dependiendo del aforo el sonido se distribuye de una manera u otra. Los micros de corbata no son costosos y son fáciles de usar. Si quieres un sistema más complejo, déjate asesorar por una empresa experta que cuente con técnicos de sonido y entienda tus necesidades.

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Imagen: pixabay

Gestor de espacios. Quizás tu empresa cuente con una generosa sala de celebraciones pero no siempre tiene los mismos usos y puede resultar demasiado grande para determinados momentos. Consulta cómo poder generar micro espacios con separadores a través de raíles que garanticen la independencia de cada uno de ellos y a ti como organizador te ayude a contar con los metros cuadrados idóneos para cada ocasión. En estos casos, habrá que estar muy atento a la iluminación para no dejar zonas oscuras y otras muy iluminadas.

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